提高综合协调能力，助力企业高质量发展

办公室不仅是做好企业管理工作的重要部门，还是沟通上下、联系左右、传递信息、协助班子领导决策和处理日常事务的核心部门，因此加强办公室运转管理就显得尤为重要。随着公司的发展，办公室的工作内容越来越丰富，工作领域越来越宽广，工作要求越来越严格，办公室工作运转机制的优劣，工作的质量，直接关系到上级各项政令的贯彻和各项任务的完成。要做好新形势下的办公室工作，就必须进一步转变工作作风、改进工作方式、加强统筹协调、提高参谋质量。

一、目前国企办公室存在的共性问题

(一)深入调研少，参谋助手作用发挥得不够

从调研反馈的内容上看，大部分企业办公室在发挥综合协调方面做得较好，各职能部门均反映在协调各部门事务中发挥了“中枢”作用。但仍存在一些不足，一方面，各企业办公室普遍存在学习少、调研少、深入业务时间少等问题，以至于偶有发生领导掌握的信息比办公室多的“倒金字塔”现象和领导掌握情况比办公室早的“逆时差”现象，参谋助手的作用发挥得不够好。另一方面，各企业办公室主动开展调研少，工作人员忙于应付事务性工作，极少或根本没有安排办公室人员深入调研，导致办公室人员对企业全面工作不熟悉，了解工作只能通过文件或汇报等途径，进而导致文件和文稿草拟出现“闭门造车”的问题。

创新工作较少，内控管理需加强从调研反馈的内容上看，大部分企业办公室的工作精力主要被用于应付事务性工作，对自身工作的创新、思考偏少。本次调研中，各企业完善了多项内部管理制度，较好地履行了统领内部管理制度的职能;从笔者所在的公司来看，集团本部办公室推行无纸化办公，整合各个业务板块、流程在OA系统流转，“党委会、董事会、总经理办公会”采用会议系统，提高了公文流传效率、极大地降低了办公成本;下属A子企业办公室加强部室效能监察，实现了督查督办工作完成率100%、办文错漏率控制在0.2%以内的目标。除上述企业外，其余的子企业办公室都没有创新工作。在内控问题方面，一是制度建设不健全。从调研的情况看，大部分企业办公室对现行制度进行了梳理和完善，但是实际运行中，还有很多内控制度还未及时修订完善，制度建设未达到全覆盖。二是OA系统普及率不高。目前除集团本部大部分公文流转用OA系统，少数子企业还在用纸质件进行公文流转、请销假等手续。尤其是一些二级子企业对下属三级子企业报送的请示因系统、权限问题而无法正常运转。同时还存在一些子企业没有会议系统，上会材料都需要打印大量纸质件，造成一定资源浪费的现象。

(三)办公室队伍“三少”问题较为突出。

一是年龄结构偏大，年轻同志少。本次受调集团的办公室工作人员平均年龄为38—40岁不等，其中平均年龄超过40岁的企业有2个。原因在于办公室人员流动频率较低，多数驾驶员因各种历史原因从机关事业单位调动而来，造成队伍年龄结构偏大;另一方面办公室人员流动性较少，有60%的人员在办公室工作年限超过5年，20%人员在岗年限10年以上。二是从事办公室具体工作人员偏少。各企业把驾驶员、保安、食堂保洁归口到办公室，造成办公室人数虽多但从事具体工作人员少的局面。如集团本部办公室现有16人，实际从事办公室具体业务的只有5人，其余为驾驶员或长期抽调在其他企业;部分子企业办公室现有18人，实际从事办公室具体业务的只有7人。还有一些子企业的下属三级子企业未单独设置办公室，综合性工作大多直接由二级子企业办公室承接，对子企业情况了解不全，导致上下衔接严重脱节。三是专业文秘人员少。文秘人员严重缺乏，培训不足，这也是调研过程中反映最突出的问题。受调企业的办公室均没有专职文秘人员，甚至部分企业是由办公室部长从事文秘工作。现有的文秘人员虽然有间歇性的业务培训，但距离系统规范还有很大差距，部分企业办公室在草拟文件和写作文稿方面基本上属于“依葫芦画瓢”，制发的文件和草拟的文稿质量不高，以致部分企业的领导同志在重要的文稿写作上不得不反复修改调整，严重影响了办公效率。

二、相关对策建议

(一)注重调查研究，当好领导决策的参谋

办公室只有全面、准确、及时地掌握工作的实际情况，才能增强工作的预见性，提高领导决策的科学性。这就要求办公室系统在工作中，既要广泛地搜集信息，又要深入进行研究;既要关注当前的实际情况，又要探究今后的发展趋势，从而更好地为领导决策提供有价值的意见和建议。要认真学习上级有关文件、讲话精神，准确把握决策意图，同时注重倾听各部门、下属子企业意见、建议，善于总结经验，为领导科学正确决策提供有价值的参考。

(二)加强综合协调，当好工作运转的枢纽

要做好综合协调的基本职能，办公室须从以下几点着力：一要周密。做每一项工作，要着眼全局，顾全大局，注意协调好方方面面的关系，善于调动各方面的积极性。要坚持原则，严格程序，环环相扣，搞好衔接，真正做到周全细致，不出纰漏。特别是对重要会议和重大活动，要提前介入，做好预案，周密安排，精心组织，遇事多想些困难和可能性，多预备些应对措施和方案，保证各项议程、各项活动的顺利进行。二要高效。在保证质量的前提下，要注重时效，尽量减少不必要的环节，对于决定了、安排好的事项，行动要迅速，做事要果敢，实现工作的高效运转。三要谨慎。在领导授权的范围内进行协调，对于超越个人权限的，要及时请示汇报，不搞无原则的协调，不做违法乱纪的事。四要负责。对于分配好的工作要积极承办，不推诿、不扯皮，不挑肥拣瘦。对于工作中的失误勇于担责，并积极寻求补救措施，确保工作的顺利运行。

(三)严把质量关口，当好文字材料的“园丁”

搞好文字材料工作是办公室人员的重要职责和任务。文字材料质量的好坏，不仅影响到办公室的形象，还影响到企业及领导的形象，甚至关乎工作决策以及企业的和谐稳定。这就要求办公室人员具有强烈的事业心、严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风，认真对待每一份文字材料，绝不能马虎草率、随意应付。对于本部门起草的文字材料，要落实“文秘起草—部长审核—分管领导把关”三级负责制;对于企业其他部门起草的文字材料，要实行“部门起草，办公室把关，共同负责”的双负责制，确保文字材料零差错、高质量、高水平。

(四)坚持以人为本，保障措施坚强有力

一是优化办公室人员年龄结构。建议各企业对新考录人员，除有特殊要求外，应首先安排到办公室锻炼，既有利于办公室年龄结构逐步年轻化，也有利于新入人员快速、全面了解本企业情况，尽快进入角色、适应工作。在办公室人员数量不足的情况下，采取轮岗制，按照个人自愿和组织安排相结合的方式，以2—3年为一个周期，让更多的年轻人轮流到办公室工作。二是提升现有人员综合素质。积极为办公室人员提供参与协调处理重大问题的机会，提高其综合协调能力，努力挖掘办公室人员内在潜力，充分发挥老同志的传、帮、带作用，帮助年轻人成长。实行多岗锻炼制度，使办公室人员成为能够胜任不同岗位工作的多面手，避免因一人离岗而其工作无人接替现象。三是加强专业人才队伍建设。建立办公室文秘人员后备库，加强对后备人员的理论和业务培训，适当放宽对办公室选人用人的限制，将优秀的文秘人才引入办公室队伍。

(五)优化部门职能，推动部门流程再造

结合国企改革方案，系统梳理部门间职责分工事项，纳入职责边界清单梳理范围，集团要指导子企业对办公室职能职责再明确，着力解决部门间职责边界不清、交叉重叠等问题，打通部门协作配合的“堵点”“卡点”。督促各职能部门根据党群人事部出台的“三定”方案，梳理职责任务清单，明晰岗位职责，并对部门内部办事流程进行扁平化再造，绘制业务工作流程图、制定工作规范，进一步明晰部门工作职能是什么，工作程序是什么，工作任务谁负责等关键问题，提升各部门职能运行效率和工作效能。(张莲)

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